La Start Up dello studio professionale

Una delle fasi più delicate della vita professionale di qualsiasi professionista e di un Dottore Commercialista ed Esperto Contabile in particolare, riguarda la scelta di staccarsi dalla struttura o dai professionisti presso cui si svolge la propria opera come collaboratori ed intraprendere la medesima attività in proprio. Quel momento in cui, dopo anni di praticantato a cui normalmente segue un periodo più o meno lungo in seno ad altri colleghi, il professionista si sente pronto ad accettare la sfida di camminare con le proprie gambe e di dare vita al proprio studio è un punto di svolta della propria carriera che da un lato è sicuramente foriero di soddisfazioni e di orgoglio, ma dall’altro rischia di essere irto di insidie a volte molto onerose e pericolose. Quando si collabora presso strutture di terzi infatti, si tende a privilegiare l’attività professionale nel senso più stretto, ossia la parte della consulenza al cliente, e si demanda alla struttura la gestione di una serie di attività di carattere amministrativo o gestionale che invece risultano cruciali nello svolgimento della attività professionale in proprio. Nella fase iniziale della Start Up professionale infatti, complice l’entusiasmo per la nuova strada intrapresa e quel minimo di ingenuità con cui più o meno tutti approcciano la fase organizzativa della propria attività, si tende a privilegiare la fase di crescita in termini di clientela e fatturato, relegando ai margini l’organizzazione strutturale dello Studio.
Vi sono tuttavia almeno cinque aspetti di fondamentale importanza cui dedicare tempo ed attenzione al fine di evitare sgradevoli sorprese in un futuro non poi cosi lontano. Andiamo ad approfondirle.

Il Software
Anche se può sembrare banale la scelta del software gestionale di studio, ossia quel supporto indispensabile per la gestione della parte ordinaria, quindi contabilità, dichiarativi, bilanci eccetera, è una delle scelte su cui più spesso si commettono errori. Le ragioni di questi errori sono tanto semplici quanto molteplici. Innanzitutto perché si tende inevitabilmente, in un momento della propria professione di grande cambiamento, a mantenere degli elementi di continuità con quanto precedentemente svolto: cambiando sede, colleghi, clienti, magari città, si preferisce non sobbarcarsi anche l’onere di cambiare software prediligendo quello in uso in precedenza presso lo studio in cui si è lavorato. Il professionista conosce il software e quindi non è necessario che ne impari da capo uno nuovo, conosce la casa di software, la quale per fidelizzare a sé un nuovo professionista magari propone un contratto vantaggioso economicamente, cosa non trascurabile quando ci si mette in proprio, ed infine tale scelta agevola moltissimo il travaso dei propri dati dai precedenti server a quelli della nuova attività. Tutte queste considerazioni, dettate dal buon senso, sono la ragione per la quale la stragrande maggioranza dei colleghi che decidono per il grande passo adottano il software gestionale in uso presso la struttura per la quale lavoravano precedentemente.
Un’analisi più lucida, tuttavia, dovrebbe portare il professionista a interrogarsi più approfonditamente su quale sia il miglior software possibile per la sua nuova struttura. Nel panorama dei software gestionali ve ne sono di moltissimi tipi differenti, da quelli specializzati per alcune tipologie specifiche di clienti, penso ad esempio alle agenzie di viaggio o alle farmacie, a specifici adempimenti dichiarativi quali il consolidato nazionale e mondiale, ad altri che permettono integrazioni tra software, contabilità e paghe, giusto per citarne qualcuno, ad altri che si adattano a clienti di piccole dimensioni o viceversa a clienti particolarmente strutturati.
Se la scelta di proseguire la propria attività con un software già conosciuto può quindi portare inizialmente dei benefici organizzativi ed economici, tuttavia in un lasso di tempo più lungo una scelta oculata di un software che permetta di ottimizzare i tempi degli adempimenti ordinari, specie con l’inevitabile crescita numerica della clientela può risultare vincente. Scegliere pertanto un software gestionale avendo più a mente le esigenze specifiche del proprio studio e della propria clientela, che sovente è molto diversa rispetto a quella dei precedenti studi con cui si è collaborato, anziché appoggiarsi a un software che ha il solo vantaggio di essere più conosciuto, costituisce un vantaggio che dopo poco supera di gran lunga la comodità di aver scelto un software senza averne presi in esami diversi.

Il mandato
Quando si collabora con uno studio professionale di un collega senior generalmente è quest’ultimo che si occupa della gestione del rapporto con il cliente, specialmente in tema di compensi, responsabilità e formalità di vario tipo. Questo tipo di attività viene di norma sottovalutato da colleghi alle prime esperienze in proprio ed il valore ne viene pienamente compreso solamente quando emergano le prime criticità nella gestione della clientela (ma non solo, come vedremo).
Se, infatti, quando si instaurano i primi rapporti professionali con i nuovi clienti, si cerca di dedicare la maggior parte del proprio tempo a soddisfare le esigenze del cliente, è solo in un secondo tempo che ci si rende conto di quanto importante sia, al di la delle prescrizioni deontologiche che comunque non vanno mai prese alla leggera, disporre di una formalizzazione forte del rapporto con il cliente.
Un buon mandato professionale infatti, specie se redatto con l’aiuto di un collega esperto o con un legale, con data certa e con una chiara specificazione delle modalità di espletamento dell’incarico, è sicuramente un grosso vantaggio per il professionista.
Innanzitutto, un mandato con data certa costituisce uno strumento indispensabile per ridurre quanto più possibile il fenomeno in crescita del mancato pagamento dei compensi. In primo luogo perché un mandato professionale ben strutturato tende ad allontanare quella tipologia di clienti che hanno intenzione in partenza di non pagare in tutto o in parte i compensi ai propri professionisti (tipologia di clienti che tipicamente tende ad avvalersi di professionisti da poco in proprio) adducendo contestazioni del tutto capziose o lamentando di non aver inteso sin da subito quali fossero i costi e gli oneri del rapporto professionale. In seconda battuta un mandato professionale ben strutturato permette sin da subito l’emergere di eventuali criticità nel rapporto con il cliente prima che queste si manifestino in corso d’opera, con effetti potenzialmente gravi per il professionista e per il cliente. Pensiamo, ad esempio, specialmente nel caso del piccolo cliente che riceva una offerta onnicomprensiva, all’importanza di specificare chi si debba occupare di adempimenti non strettamente fiscali o contabili, o sulla frequenza con cui la documentazione deve essere consegnata allo studio, o al numero di ore oltre le quali le semplici consulenze ordinarie diventano oggetto di una ulteriore richiesta di compenso. E’ intuitivo capire che chiarire questi aspetti ex ante è molto diverso che chiarirli ex post, con una notula in mano che il cliente rifiuta di pagare.

Infine, un buon mandato professionale è indispensabile laddove, evento ahimé sempre più frequente, ci si debba rivolgere ad un legale per ottenere il pagamento delle nostre competenze. La abolizione dell’aspetto più formale della nostra Tariffa Professionale da un lato e la sempre minore dimestichezza che i vari soggetti incaricati di dirimere le liti tra clienti e professionisti hanno con il lavoro prestato dalla nostra Categoria dall’altro ha portato ad effetti disastrosi sulla nostra capacità di difendere economicamente il nostro operato. Per tale ragione un mandato professionale ben strutturato e possibilmente condiviso con un legale è assolutamente indispensabile per evitare che una parte anche larga delle nostre competenze rimanga non pagata. Ovviamente, quando si inizia con la start up del proprio studio professionale sono considerazioni lontane anni luce dal nostro pensiero, tuttavia basta imbattersi nei primi insoluti per accorgersi di quanto siano importanti i mandati.
Spingendo un poco oltre il ragionamento sul mandato professionale possiamo aggiungere che, al fine di evitare ulteriori contenziosi, è indispensabile aggiungere anche una postilla con le responsabilità cui il cliente va incontro laddove non adempia correttamente a quelle che sono le sue incombenze, ad esempio relativamente alla tempestiva firma delle dichiarazioni o alla consegna della documentazione fiscale o alla comunicazione di tutti i dati indispensabili alla corretta predisposizione dei dichiarativi fiscali.

L’assicurazione professionale
Un aspetto della propria struttura professionale da prendere in considerazione riguarda la copertura assicurativa. Mi riferisco in questo caso non tanto ad una assicurazione personale che ci tuteli nel caso in cui un infortunio ci tenga lontano dallo studio per qualche tempo e non si disponga di una struttura sufficientemente ampia da limitare l’impatto di questi imprevisti che possono pur sempre accadere, quanto ad un assicurazione professionale che tuteli il professionista che causi al proprio cliente un danno nello svolgimento del proprio lavoro. Tralasciando per un attimo le ovvie considerazioni di tipo deontologico che già da tempo ci obbligano a stipulare adeguate coperture assicurative, la sottoscrizione di una polizza di responsabilità civile risulta essenziale al fine di limitare eventuali rischi di commettere errori, che nella prima fase della propria attività professionale rischiano di essere più frequenti. Ovviamente l’efficacia della polizza professionale è tanto maggiore quanto più si coprono tutti i punti critici della polizza: massimali di copertura, franchigie per sinistro, soggetti coperti (professionista, collaboratori, società di elaborazione di dati), attività soggette a copertura o meno quali consulenza ordinaria, asseverazioni, attività di sindaco e revisore, copertura di annualità pregresse o meno.
Anche in questo caso una disamina della polizza con l’ausilio di un collega con una buona seniority o meglio ancora con un legale risultano essenziali per comprendere se il soggetto assicurato è coperto per tutte le attività che svolge o se risulta al contrario coperto per attività che non svolge o, viceversa, se è coperto in misura inferiore o superiore alle sue effettive necessità. Rimane infine da considerare un aspetto importantissimo relativamente ai formalismi delle polizze assicurative: in che casi va trasmessa alle competenti autorità fiscali in ordine a poter operare le compensazioni di tributi e le asseverazioni delle relative dichiarazioni, in che modo bisogna comunicare alla compagnia di assicurazione rinnovi, dati reddituali e di studio nonché, anche se si spera di non doverlo mai fare, sinistri e richieste di indennizzo.

La gestione delle commesse
Un ulteriore aspetto di grande rilievo che riguarda la start up dello studio professionale concerne la gestione della redditività delle commesse, ossia quel procedimento con il quale si assegna a ciascun cliente (o tipologia di clienti) un budget di ore corrispondente al mandato professionale conferito e poi si monitora via via che lo svolgimento del mandato professionale procede, il “consumo” di ore richieste dal cliente al professionista o ai suoi collaboratori. Normalmente nei primi anni di attività in proprio si tende a trascurare questo aspetto per varie ragioni: in primis perché la dimensione media dei clienti è spesso troppo esigua perché valga la pena implementare un sistema di controllo di gestione, in secundis perché spesso si tende a predisporre dei mandati a forfait che rendono poco utile tenere conto delle ore prestate al cliente, infine perché i tempi che richiede questo tipo di attività in studio sono onerosi e spesso si preferisce impiegarli nell’aggiornamento professionale, nell’attività a favore dei clienti lasciando in secondo piano questo tipo di attività.
Se tutte queste considerazioni hanno di sicuro una loro ragion d’essere è pur vero che al crescere del numero di incarichi e di clienti che un professionista segue, parimenti all’aumentare dei collaboratori, cresce sempre di più la necessità di tenere sotto controllo sia la redditività che ciascun cliente ha per il professionista, sia ovviamente la capacità dei collaboratori dello studio di svolgere in maniera efficiente le pratiche che vengono loro affidate e che sono state preventivate al cliente in fase di sottoscrizione del mandato professionale.
È poi di tutta evidenza che un corretto monitoraggio delle ore di lavoro del professionista e dei suoi collaboratori permette, se non in corso di svolgimento del mandato professionale, almeno in fase di rinnovo dello stesso, di poter negoziare con il cliente un adeguamento dei propri compensi sulla base di un rendiconto consuntivo delle ore che sono state effettivamente prestate in favore del cliente.
Ricollegandosi alle considerazioni esposte in materia alla scelta del software gestionale, risulta questo aspetto intimamente collegato alla scelta di quale strumento informatico utilizzare: la maggioranza dei software infatti dispone di applicativi in grado di collegare il lavoro prestato a favore della clientela con la gestione della contabilità del professionista (o dello studio associato) producendo tutta un serie di tools in grado di semplificare la gestione delle commesse dello studio: tabelle di sollecito ai clienti, rapportini ore, gestione della efficienza dei collaboratori dello studio, analisi della redditività del cliente eccetera.

PSA (Privacy/Sicurezza/Antiriciclaggio)
L’ultimo tema da affrontare per una gestione ottimale dello studio professionale è quello che riguarda tutti quegli adempimenti extra fiscali che normalmente siamo abituati a trattare con i clienti ma che, come ogni altra attività economica, riguarda anche i nostri studi.
Quello che viene qui indicato con l’acronimo PSA(ovvero Privacy/Sicurezza/Antiriciclaggio) riguarda quegli aspetti dello studio professionale, che qui non andremo ad analizzare singolarmente, che normalmente non vengono seguiti dal professionista che collabora con uno studio di un collega, ma che risultano di fondamentale importanza quando invece ci si mette in proprio.
La gestione degli aspetti della Privacy nella conservazione di dati sensibili dei clienti, la sicurezza sul posto di lavoro ed il rigoroso rispetto della normativa antiriciclaggio infatti rappresentano gli adempimenti più importanti nella organizzazione di uno studio e quindi a maggior ragione nella fase di start up.
Se da un lato è pur vero che nella scelta e nella implementazione dei sistemi informativi dello studio professionale, software gestionale in primis, ci si trova a dover gestire problematiche di Privacy e di Antiriciclaggio, pensiamo ad esempio alla gestione delle anagrafiche di studio, alla migrazione di dati dal precedente studio con cui si collaborava e che deve ovviamente avvenire nel pieno rispetto della normativa sulla Privacy, alla compilazione del mandato professionale nel quale devono essere presenti tutti i questionari per la gestione del consenso o meno del cliente, così come deve essere istituito un presidio forte ai temi dell’Antiriciclaggio con una adeguata verifica della clientela, la quale avviene e viene spessissimo monitorata tramite strumenti elettronici, è parimenti vero che affidarsi pedissequamente alla parte informatica non è sufficiente. Bisogna infatti che il professionista sia sempre aggiornato sulla normativa la quale viene integrata e modificata con notevole frequenza sul rispetto sostanziale, oltre che formale, delle prescrizioni di legge.
Infine, non bisogna trascurare gli adempimenti che riguardano la sicurezza sul posto di lavoro, a partire dalla normativa anti incendio che vieterebbe (ad esempio) di accumulare le enormi quantità di carta che i clienti ci lasciano in custodia per anni e che sovente vengono ammassati in garage o rimesse, esponendoci in caso di controlli a sanzioni anche elevate. La nota positiva deriva dal fatto che se da un lato questi adempimenti vengono sovente demandati alla gestione delle paghe, che spesso avviene all’esterno dello studio, dall’altro ci possiamo augurare che con la fatturazione elettronica almeno una cospicua parte dell’enorme mole di carta verrà via via meno, esponendoci una volta tanto ad una semplificazione anziché ad un aggravio delle incombenze.
Infine, ancorché sia forse l’ultima delle preoccupazioni circa l’ambiente di lavoro, bisogna prestare attenzione alle formalità con cui esporre la tanto ambita targa con la dicitura ed i titoli di cui possiamo fregiarci: è soggetta, e non tutti lo sanno, ad adempimenti formali presso il Comune nel quale si esercita l’attività il cui mancato rispetto rischia di essere sanzionato, rovinandoci la piccola soddisfazione di aver esposto per la prima volta al pubblico il nostro studio.

Conclusioni
Nell’ augurio che, pur con tutte le difficoltà connesse a questa nostra professione, molti giovani colleghi decidano di accettare la sfida di intraprendere la professione in proprio, non possiamo che sottolineare le difficoltà e le criticità cui bisogna prestare attenzione per evitare di commettere quegli errori “di dentizione” che rischiano di inficiare la start up dello studio professionale augurandoci, perché no, che gli Ordini Locali possano istituire una commissione di saggi volta a consigliare i giovani colleghi per il meglio o magari ad approfondire negli incontri di aggiornamento professionale questi temi, i quali peraltro toccano molto da vicino e molto in profondità temi di Deontologia e Pratica Professionale.

Da IL COMMERCIALISTA VENETO – NUMERO 254 / 2020 – pp. 15-16